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500 Briefe auf einen Knopfdruck

Drehtermin im Klinikum: Ein Film entsteht

Die Digitalisierung im Krankenhaus umfasst weit mehr als medizinische Bereiche. Wie das Klinikum Hunderte von Briefen digital auf den Weg bringt, wird jetzt Thema eines Films für die Softwarefirma Binect aus dem hessischen Weiterstadt. Auch im Fachblatt „Krankenhaus-IT“ wird die Arbeit vorgestellt.

Täglich ist im Klinikum eine Vielzahl standardisierter Briefe – Rechnungen, Zuzahlungsbescheide, Mahnungen – zu verschicken. Sie müssen verlässlich und fristgerecht beim Empfänger eintreffen. „Unsere Herausforderungen in diesem Bereich sind Datensicherheit, Zeitaufwand der Mitarbeiter und Kostendruck“, umriss zunächst Klemens Behl, Leiter der Krankenhaus-IT, die Probleme. 

Abhilfe bringt seit dem Jahr 2017 das sogenannte Hybridpost-Verfahren des Software- und Kommunikationsanbieters Binect. Hierbei werden elektronisch erzeugte Dokumente digital übermittelt, extern fertiggestellt und als Brief von der Deutschen Post AG zugestellt. Briefe müssen nicht länger im Haus geschrieben, kontrolliert, ausgedruckt, gefaltet, eingetütet und zur Post gebracht werden. Das entlastet Mitarbeiter in Finanzbuchhaltung und Poststelle, zudem entfallen Papier- und Druckerkosten.  

Jürgen Kneißl, Binect-Vertriebsleiter, stellte den Binect Cube vor, eine Hardware-Box, die als abgesicherter Poststellenserver in die Klinik-IT integriert wurde. Das Krankenhaus könne so Prozesse verschlanken,  sich auf seine Kernkompetenz konzentrieren und zudem Kosten optimieren. Und: „90 Prozent ihrer Briefe sind am nächsten Tag zugestellt“, versicherte Kneißl.

Anschließend zeigte Sachbearbeiterin Michelle Stiebritz, wie sie täglich mit dem Programm arbeitet. Am Bildschirm erstellt sie die Schreiben, hängt per Mausklick die Anlagen an. Dann macht das Programm die Schreiben fertig, während die Mitarbeiterin andere Aufgaben erledigt. Eine Mail kündigt die Fertigstellung an. Nach einer letzten Kontrolle wird der Ordner mit den Dokumenten versandt.  „So erledigen wir oft 500 Briefe am Tag“, sagt Michelle Stiebritz zufrieden.

Weitere Anwendungen sind denkbar.

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